Administrador ou Chefe de Portaria
Tanto ao administrador quanto ao chefe de Portaria, cabem as responsabilidades diretas da ordem, da disciplina, da segurança, da manutenção e da limpeza, e tudo mais que se relacione com o funcionamento normal do prédio, dos seus subordinados, além da observância dos demais itens a seguir:
Responsabilidade do Chefe de Portaria
Instruções a serem obedecidas:
Estar capacitado a exercer as funções.
Manter-se sempre bem vestido e asseado.
Demonstrar atenção, desenvoltura e espírito de liderança.
Estar atento e permanecer vigilante nas funções e no local de trabalho.
Ser atencioso e receptivo com os moradores, seus subordinados e demais pessoas que o procurem.
Receber a todos com moderação e delicadeza.
Atender às pessoas, prestar informações e resolver problemas com bom humor e dedicação.
Estar ciente e consciente de suas responsabilidades, já que na ausência do Síndico ou do Subsíndico, representa-os, na qualidade de preposto.
Receber e distribuir aos moradores e seus superiores a correspondência sob sua guarda pessoal e responsabilidade.
Anotar e fazer o respectivo registro de irregularidades praticadas por seus subordinados e moradores em livro próprio, de cujas ocorrências deverão dar ciência ao Síndico.
Exigir a identificação de todas as pessoas estranhas ao prédio, não permitindo o acesso, a não ser, por ordem do morador ou acompanhado deste.
Nunca informar a nenhuma pessoa estranha, da presença de morador em sua residência, sem que para isso esteja autorizado a fazer.
Procurar sempre ao se dirigir pelo interfone com o morador não o chamando pelo nome, mas sim, identificando-se como sendo o Porteiro. Essa conduta evita que o morador queira ou não receber quem o procura.
Nunca consentir ou encaminhar pessoas estranhas, fornecedores ou sob outro qualquer assunto, sem estar autorizado pelo morador.
Manter rigorosamente em dia o livro ou fichas de registro dos moradores a fim de estar seguro de todos os residentes no prédio.
Falar o necessário com os moradores, nunca manter palestras e conversas demoradas a não ser para dar informações e prestar esclarecimentos necessários ao que for indagado e que não firam os preceitos e suas responsabilidades.
Procurar sempre ao atender e transmitir assunto pelo interfone, falar com voz baixa, pausada, de modo delicado.
Ser pontual ao trabalho, para assim poder exigir de seus subordinados.
Sentir-se sempre satisfeito na realização de suas tarefas e realizá-las de modo discreto, com habilidade.
Nunca chamar a atenção de seus subordinados na presença de pessoas estranhas e sim procurar fazê-lo em caráter individual ou mesmo coletivo à parte, em local discreto.
Ter o máximo cuidado e vigilância à entrada e saída de pessoas no prédio, a fim de evitar maiores preocupações.
Adotar rigorosa vigilância na entrada e saída dos moradores que possuam chaves individuais e reclamar daqueles que sejam descuidados, visando a segurança do edifício.
Toda atenção possível e do mesmo modo na entrada e saída de veículos da garagem pelos usuários, principalmente não existindo garagista.
Manter em sua mesa de trabalho rigorosamente em dia uma relação de todos os telefones de firmas e pessoas que cuidam da manutenção dos equipamentos, bem como da ENEL, Corpo de Bombeiros, CEDAE, OI, extintores, Limpeza Pública, Delegacia de Polícia do bairro, fornecedores de material de limpeza, a fim de estar preparado para qualquer eventualidade de chamada.
Não prestar nenhuma informação individual ou profissional e costumes dos moradores do prédio, sob nenhum pretexto e que é somente reservado aos mesmos.
No caso de necessitar faltar ao trabalho, não deixar de avisar ao Síndico, salvo motivo de força maior.
Organizar e distribuir as tarefas de trabalho aos seus subordinados de modo a não trazer prejuízos aos demais, sob sua responsabilidade pessoal.
Procurar, na medida do possível e sem prejuízo do trabalho do prédio, atender e mandar os subordinados, também, ajudarem os moradores na condução até o elevador de pacotes, cestas, carrinhos de feira, de criança, principalmente das pessoas idosas com a devida atenção e respeito.
Não esquecer que nenhum empregado, nem mesmo o Chefe da Portaria, poderá prestar serviços particulares aos moradores e de modo especial no horário do trabalho.
Não consentir a seus auxiliares o uso dos elevadores por crianças menores de 10 anos, quando desacompanhadas dos responsáveis.
Pedir e evitar junto aos usuários das garagens o uso de buzinas e outras modalidades de sons em seus veículos e que ao aquecerem seus motores o façam com moderação, a fim de não perturbar o sossego dos demais moradores.
Evitar e seus auxiliares, do mesmo modo, fumar no horário de trabalho e em especial nas áreas comuns do prédio bem como na ocasião de atendimento às pessoas.
Manter a rigorosa disciplina junto aos seus auxiliares de modo a evitar discussões estéreis e “bate-papo” no horário de trabalho e advertir àquele que assim proceder. Tais fatos se constituem em indisciplina e assim serão tratados.
Proibir rigorosamente a prática de jogos de qualquer natureza ou reunião de crianças, bem como de serviçais nas áreas comuns do edifício, nas garagens, e o uso de bicicletas, patins, carrinhos, etc.
Não permitir o acesso de moradores ou pessoas estranhas ao prédio, nas dependências reservadas a equipamentos e instalações do edifício, tais como: casas de máquinas, bombas, depósito de lixo, compactadores, hidrantes, compartimentos de luz, gás, telefone, salvo ao atendimento de manutenção e consertos, isso mesmo com o conhecimento do Síndico ou para assistência regular, ligar e desligar telefones, fazer contagem de luz e gás, por pessoas credenciadas para isso.
Não consentir mesmo por parte de seus subordinados a de material ou outros objetos inflamáveis, explosivos, corrosivos, etc., nos compartimentos e instalações do prédio, o que é terminantemente proibido.
Fiscalizar e recomendar aos subordinados por constituir falta grave dos moradores jogar cigarros acesos, cascas de frutas, lixo ou qualquer objeto nas partes comuns do prédio, bem assim nas áreas internas e externas e mesmo no pátio do edifício, registrando e comunicando ao Síndico tais abusos, se possível, informando o nome ou nomes dos infratores.
Não aceitar e nem consentir aos seus subordinados a guarda de qualquer chave dos moradores, bem como de seus automóveis, a não ser com o consentimento prévio do Síndico.
Cumprir e fazer cumprir por seus subordinados rigorosamente a escala de trabalho, bem assim, o período destinado ao almoço, e as folgas semanais, de modo a não prejudicar as tarefas a que são obrigados a cumprir.
Não esquecer os períodos destinados a limpeza das caixas-d’água, das cisternas, piscinas e demais providências de atendimento de caráter periódico da manutenção dos diversos instrumentos instalados no prédio.
Enfim, fiscalizar a limpeza, correr o prédio de cima para baixo pelo menos duas vezes por dia, tomar todas as providências para o perfeito e regular funcionamento do prédio.
Finalmente, cabe ao Chefe da Portaria a responsabilidade de não deixar faltar o material necessário à conservação e a limpeza do prédio, de modo a não haver desculpas de seus subordinados em face da não realização de suas tarefas e que são necessariamente os seguintes utensílios:
mangueiras; chaves de venda; fusíveis; alicates; martelo; chave de grifa; escada; vassoura; rodos; escovão; baldes; lanterna; enceradeiras; aspirador; lâmpadas; álcool; saponáceo; sabão de coco; detergentes; desinfetantes; sacos e depósitos para retirada do lixo; estopas; outros materiais, como: cera, óleo para madeira, palha de aço, reatores, etc., de modo a atender qualquer eventualidade de funcionamento regular do prédio.